Vehiculum ermöglicht den Abschluss eines PKW-Leasingvertrags über das Internet. Nutzer können das gewünschte Fahrzeug mit wenigen Klicks konfigurieren und anschließend direkt über die Plattform bestellen. Das Unternehmen erreichte im vergangenen Jahr Platz sieben bei den Gründerszene-Awards der am schnellsten wachsenden Digitalunternehmen Deutschlands. Gegründet wurde Vehiculum im Juli 2015 von Melchior Bauer, Guy Moller und Lukas Steinhilber. In unserer Artikelreihe „Tipps und Tools“ erzählt Vehiculum-PR-Manager Philipp Santos de Oliveira diesmal, welche Anwendungen sein Team nutzt und wie das Startup arbeitet.
Welche Tools setzt ihr für das Recruiting und HR-Management ein?
Im HR Management hat sich Personio bei uns bewährt. Wir nutzen es für so ziemlich alles von An- und Abwesenheiten über Recruiting und Performancekontrollen bis hin zur vorbereitenden Buchhaltung.
Was nutzt ihr für die Team-Kommunikation?
Wir benutzen sowohl innerhalb unserer Teams als auch innerhalb des gesamten Unternehmens vorwiegend Slack, E-Mail und Google Hangouts. In Slack haben wir Channels für die jeweiligen Teams und einen allgemeinen Channel, in dem die Kolleginnen und Kollegen regelmäßig posten, was ihnen so in den Sinn kommt. Kürzlich hat unser Mitgründer Melchior uns etwa eine virtuelle Tour durch seine Wohnung à la MTV Cribs gegeben. Andere laden zu Veranstaltungen ein, die sie privat organisieren oder posten witzige Situationen aus dem Arbeitsalltag.
Womit wickelt ihr den Kundensupport ab?
Unser Kundensupport läuft hauptsächlich über Zendesk und E-Mail. Zendesk ist ideal für einen übersichtlichen Kundenkontakt und bietet alle Funktionalitäten, die wir momentan benötigen. Außerdem arbeiten wir noch mit Zoho, das ein übersichtliches Kundenmanagement ermöglicht.
Fast jedes Startup verfügt über ein KPI-Dashboard zur Messung von Kennzahlen. Ihr auch?
Das hält jedes Team so, wie es für die jeweiligen Kolleginnen und Kollegen am besten ist. Unser Marketing-Team arbeitet hauptsächlich mit Google Analytics und Google Sheets. Die Business Intelligence und Business Operations Teams sowie das Management nutzen vorwiegend Tableau. Product und Tech nutzen Amplitude. Im Vertrieb und im Kundensupport sind Zoho und Zendesk die Mittel der Wahl, während HR Personio für sich auserkoren hat. Und bei der Logistik geht nichts ohne Google Sheets.
Abteilungsübergreifend haben wir dann auch noch Perdoo, ein Tool für die Arbeit mit OKRs. Darin kann jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter genau nachverfolgen, wie ihre oder seine Arbeit auf die Unternehmensziele einzahlt.
Projekt- und Task-Management: Welche Software nutzt ihr?
Hier arbeiten die meisten von uns ganz klassisch mit Trello, da es sich sowohl für individuelle Themen als auch für abteilungsübergreifende Projekte eignet. Nur die Product- und Tech-Teams nutzen Jira und Notion, weil sie auf eine etwas schnellere Lösung aus waren.
Womit unterstützt ihr Mitarbeiter im Homeoffice?
Als Digitalunternehmen sind wir natürlich von Natur aus gut darin, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice zu unterstützen – alles, was sie brauchen, ist der Laptop, den sie auch im Office nutzen. Meetings halten wir dann einfach über Google Hangouts oder Zoom ab.
Welche Tools nutzt ihr für die Buchhaltung?
Spendesk, weil es super ist, um die Kosten auf den einzelnen Kreditkarten im Blick zu behalten. Für den Rest nutzen wir hauptsächlich SAP Business One.
Und wie sieht es mit CRM aus?
Unser CRM-Tool (Customer-Relationship-Management, d. Red.) im Marketing ist Emarsys, weil wir so viele Daten wie möglich zentral an einem Ort haben wollten und Emarsys auch noch Multi Channel unterstützt. Außerdem können wir es nicht nur für E-Mail-Marketing nutzen, sondern auch für Werbekampagnen oder Facebook- und Google-Ads. Bei unserem Customer-CRM-Tool haben wir uns für Zoho und Zendesk entschieden, werden diese mittelfristig aber mit einheitlichen Lösungen ersetzen, um alle Kontakte an einem Ort zu haben.
Welche Tools nutzt ihr, um Newsletter zu versenden und eure Werbekampagnen zu organisieren?
Da nutzen wir auch Emarsys.
Gibt es sonst noch ein Tool, auf das ihr nicht mehr verzichten könnt?
Google Hangouts. Gerade in Zeiten von Corona macht es die Kommunikation leichter.
Seite 2: „Wir beschränken Meetings auf 30 Minuten.“
Was ist der beste Produktivitäts-Tipp, den ihr geben könnt?
Meetings kurz halten! Je länger das Meeting dauert, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, die Aufmerksamkeit zu verlieren und vom Thema abzudriften.
Wie baut ihr Stress ab und fördert die Gesundheit der Mitarbeiter?
Unser Ansatz ist eher präventiver Natur; wir mindern potenzielle Ursachen für Stress. So achten wir bei Bewerbungsgesprächen stark auf den Charakter der Bewerberinnen und Bewerber und wie gut sie ins Team passen, da Arbeit allgemein deutlich weniger stressig ist, wenn man mit Leuten umgeben ist, die man mag. Und wir legen auch viel Wert darauf, ein klares Erwartungsmanagement zwischen Lead und Mitarbeiter zu kommunizieren. Auch entspannte Rückzugsorte im Office und etwa am Maybachufer bieten den Kolleginnen und Kollegen viele Möglichkeiten, mal kurz abzuschalten. Den physischen Stressabbau fördern wir außerdem mit Yoga im Office und vergünstigten Mitgliedschaften bei Urban Sports und Fitness First.
Verfolgt ihr Regeln oder eine bestimmte Philosophie, nach der Meetings abzuhalten sind?
Grundsätzlich versuchen wir, unsere Meetings auf 30 Minuten zu beschränken, damit wir die Dinge auf den Punkt bringen. Und wir halten Meetings nur mit den relevanten Personen ab. Auch eine vordefinierte Agenda gehört theoretisch zu den Regeln, doch in der Praxis hinken wir unseren Ansprüchen da noch ein wenig hinterher. Gleiches gilt für Burpees – jede Minute Verspätung bedeutet ein Burpee. Doch die Kolleginnen und Kollegen sind untereinander glücklicherweise sehr nachsichtig…
Gibt es eine besondere Arbeitszeit- oder Urlaubsregelung?
Wir haben flexible Arbeitszeiten, die bei den Mitarbeitern sehr gut ankommen. Prinzipiell gilt die Kernarbeitszeit wie üblich von neun bis 18 Uhr, um den bestmöglichen Austausch untereinander zu ermöglichen. Wer aber während der Arbeit mal kurz zum Arzt oder zu einer Wohnungsbesichtigung muss, kann das gerne tun und die Arbeit später nachholen. Auch beim Urlaub sind wir flexibel und geben den in Absprache kurzfristig frei. Bei den KollegInnen, die im direkten Kundenkontakt stehen, ist das naturgemäß natürlich etwas weniger flexibel – sie sind an die typischen „Öffnungszeiten“ gebunden.
Tischkicker, Gratis-Mittagessen, Yoga-Zuschuss: Welche konkreten Benefits bietet ihr euren Mitarbeitern über das Gehalt hinaus an?
Allen Benefits voran stehen bei uns die Teamevents. Sei es Kart fahren, Paintball spielen oder einfach ein paar Drinks – wer einmal dabei war, will diese Events nicht mehr missen. Darüber hinaus bieten wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein persönliches Budget für ihre individuelle Fortbildung an; starke Discounts für Fitnessmitgliedschaften, eine vergünstigte Monatskarte und ein hundefreundliches Office in Kreuzberg. Demnächst wird dann auch der Tischkicker hingestellt und die Playstation samt Beamer angebracht.
Gibt es bestimmte Rituale oder regelmäßige Events, um die Stimmung im Team sowie die Unternehmenskultur zu beleben?
Da haben wir wirklich einiges. Angefangen mit den Monday Morning Kickoffs, in denen unsere Gründer relevante Infos für die neue Woche mitteilen und jeweils ein Team eine „Minute of Fame“ ausrichtet. Da werden dann kurze Spiele gespielt, etwas aufgeführt oder ähnliches. Dann haben wir Lottery Lunches, in denen neue Mitarbeiterinnen mit Kolleginnen aus anderen Abteilungen gepaart werden und in Fünfer-Gruppen gemeinsam auf Firmenkosten zu Mittag essen.
Jeden zweiten Donnerstag gibt es ein gemeinsames Abendbrot, bei dem jeder etwas mitbringt. In weniger regelmäßigen Abständen findet „Let’s Talk About“ statt, das davon lebt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern allen Interessierten von einem Projekt erzählen, an dem sie gerade arbeiten. Außerdem postet fast jedes Team am Freitag auf freiwilliger Basis einen kurzen Newsletter in unseren allgemeinen Slack-Channel, in dem sie dann erzählen, was sie die Woche über so gemacht haben.
Unser HR-Team greift darin Situationen aus der abgelaufenen Woche auf, die besonders gut zu unseren Werten passen. Diese Situationen verfilmen wir dann wiederum einmal im Monat mit beliebigen Kolleginnen und Kollegen, die gerade Zeit und Lust haben. Die Kurzvideos werden dann vor dem gesamten Unternehmen präsentiert, was regelmäßig für Lachanfälle sorgt. Obendrein haben wir dann noch andere Events wie Sommer- und Weihnachtsfeiern, Teamevents wie Kart fahren, Paintball spielen oder essen gehen. Dafür stellen wir den Teams entsprechende Budgets zur Verfügung, die sie frei verwenden können.
Das sind alle bisher veröffentlichten Artikel aus der „Tipps und Tools“-Reihe: