Die Online-Arztpraxis Zava (früher: Dr. Ed) behandelt ihre Patienten aus der Ferne. Nutzer können per App zwischen einer Video- oder Telefonsprechstunde wählen oder über einen Fragebogen ein Folgerezept für Medikamente anfordern. Die in London registrierte Plattform wurde 2010 vom Hamburger Unternehmer David Meinertz gegründet und hat inzwischen mehr als 200 Mitarbeiter. Seit dem Start sammelte die Firma schon mehr als 30 Millionen Euro von Investoren ein.
Uns erzählt Meinertz, welche Anwendungen sein Team nutzt und wie das Startup arbeitet.
Welche Tools setzt ihr fürs Recruiting und Personalmanagement ein?
Vor allem Linkedin, um potenzielle Kandidaten anzusprechen. Außerdem verwenden wir ein Applicant Tracking System (ATS) von Greenhouse. Das lässt sich mit Website und Linkedin-Account integrieren und deckt den gesamten Prozess des Bewerbermanagements ab.
Im HR-Management setzen wir auf die HR-Plattform Bob. Hier können wir vom Onboarding über das Zeitmanagement bis hin zu den Tools für die Stärkung der Unternehmenskultur alles steuern.
Was nutzt ihr für die Teamkommunikation?
Unsere wichtigste Kommunikationsanwendung ist Slack. Dort haben wir teamübergreifende und projektabhängige Kanäle angelegt. Soziale Kanäle entwickeln sich eigenständig, wie zum Beispiel unser Kanal #Eltern, der besonders für diejenigen hilfreich war, die während des Lockdowns den Spagat zwischen Arbeit und Familie stemmen mussten.
Welche Software nutzt ihr für das Projekt- und Task-Management?
Das Tool Trello. Boards, Listen, Charts, unsere täglichen Aufgaben und Projekte können damit leicht priorisiert werden. Das Online-Whiteboard Miro ergänzt Trello, um den Status und die Fortschritte bei Projekten live verfolgen zu können. Dafür setzen wir auch OKRs (Objectives and Key Results) ein und managen sie in Perdoo.
Womit unterstützt ihr Mitarbeiter im Homeoffice?
Mobile Office und Flexibilität bei Arbeitsort und Arbeitszeit sind bei Zava jahrelange gelebte Routine. Die Phase des Lockdowns in London und Hamburg war daher recht unkompliziert. Aber zusätzlich haben wir gleich zu Beginn Bürostühle und einen zweiten Bildschirm in die Wohnungen der Mitarbeiter geliefert, um das Arbeiten in den eigenen vier Wänden zu erleichtern. Einige Benefits aus dem Büro konnten wir in digitale Formate wandeln, zum Beispiel die Yoga-Stunde in der Mittagspause.
Welche Tools nutzt ihr für die Buchhaltung?
Unser Lohnbuchungssystem ist Sage 100. Es kann remote genutzt werden und reduziert Aufwand. Für die Verwaltung von Firmenausgaben oder Spesen über physische und virtuelle Firmenkreditkarten nutzen wir Pleo.
Was ist der beste Produktivitäts-Tipp, den ihr geben könnt?
Klare Erwartungen und Zielvorgaben formulieren: Jeder muss sich im Klaren sein, was das Ziel ist, warum es erreicht werden muss, wann es geliefert werden muss.
Verfolgt ihr Regeln oder eine bestimmte Philosophie, nach der Meetings abzuhalten sind?
Meetings müssen nicht formell sein, aber produktiv. Der entscheidende Tipp: kein Meeting ohne Tagesordnung. Einer muss Notizen machen. Wer eine Aufgabe übernimmt, bekommt sie klar zugewiesen, mit Frist und Memo vor Ablauf.
Das sind alle bisher veröffentlichten Artikel aus der „Tipps und Tools“-Reihe: