Die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, auf Schnelligkeit und Agilität ausgerichtete Organisationen sowie der demografische Wandel erfordern eine Veränderung der Arbeitskultur. Diese geht mit der Notwendigkeit einher, neue Lösungen für die Organisation und Gestaltung von Büroarbeitsplätzen zu finden, um dadurch die Wettbewerbsfähigkeit sowohl auf den Märkten als auch im „Fight for Talents“ zu erhalten. Die damit verbundenen Maßnahmen werden aktuell vielerorts unter dem Begriff New Work diskutiert – es ist das Schlagwort der Stunde.
Aus unserer Sicht ist es wichtig, dass jedes Unternehmen, das sich aktiv mit New Work auseinandersetzt, seine eigene, auf sich zugeschnittene Lösung findet. Patentlösungen gibt es nicht. Dennoch empfehlen wir, einige grundlegende Regeln zu befolgen, die für jedes Unternehmen gleich welcher Größe und welcher Branche gelten. An dieser Stelle haben wir zehn Tipps beziehungsweise No-gos zusammengetragen, die Sie bei der Entwicklung Ihrer neuen Arbeitswelt berücksichtigen sollten.
Seien Sie, wer Sie sind (und niemand anderes)
Werden Sie sich darüber im Klaren, wer Sie sind, woher Sie kommen und wohin Sie wollen. Was bei anderen Unternehmen funktioniert, muss noch lange nicht zu Ihnen passen. Konkret: Gläserne Türen und Wände allein machen noch lange kein transparentes Unternehmen. Werden Sie also zum Organisationsversteher Ihres eigenen Unternehmens. Denn nur dann entwickeln Sie die Lösungen, die zu Ihnen, Ihren Mitarbeitern, Ihren Partnern und so weiter passen. Wir sind überzeugt: Raum braucht Kultur braucht Raum! Und diese, Ihre Kultur, ist einzigartig.
Im Büro wird gearbeitet
Richten Sie neue Arbeitswelten auf die tatsächlichen Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen aus. Schaffen Sie Raum für Tätigkeiten, die Konzentration, Zusammenarbeit, Kommunikation und Gemeinschaft erfordern – beziehungsweise für Concentration, Collaboration, Communication und Community, die vier C. Um diese herauszuarbeiten, befragen Sie diejenigen, die es am besten wissen, nämlich Ihre Mitarbeiter. Oder – noch besser: Führen Sie entsprechende Workshops durch!
Im Büro wird nicht nur gearbeitet
Dank moderner Arbeitsmittel kann praktisch von überall aus gearbeitet werden; sei es von unterwegs im Zug, im Café oder von zu Hause aus. Der Preis, den man dafür zahlt, ist, dass Begegnungen häufig auf der Strecke bleiben. Denken Sie bei Ihren Arbeitswelten also an Raum für persönlichen Austausch. Denn gerade die informellen oder sogar die zufälligen Begegnungen sind ein wichtiger Treibstoff für Kreativität und Innovation. Machen Sie das Gebäude beziehungsweise das Büro zu einem Ort, an den Ihre Mitarbeiter oder Partner gern kommen!
Denken Sie voraus
Ein Gebäude oder eine neu gestaltete Bürofläche soll nicht nur zum Zeitpunkt des Einzugs zu Ihnen passen und Spaß machen, sondern im besten Fall jahre- oder jahrzehntelang. Werfen Sie also einen Blick in die Zukunft! Und berücksichtigen Sie sowohl technologische Trends im Hinblick auf Möglichkeiten, die Arbeitsmittel, Collaboration Tools et cetera bieten, als auch auf die Entwicklung Ihres Unternehmens und des Marktes, in dem Sie sich bewegen.
Dabei helfen folgende Fragen: Mit wem wollen Sie zukünftig kooperieren? Ist Ihr Unternehmen eher auf Bewahrung oder auf Expansion ausgerichtet? Welche Standortentscheidungen müssen getroffen werden? Durch diese von uns als Erhöhung bezeichnete Sichtweise schaffen Sie es, zukünftige Entwicklungen in Ihre Entscheidungen hinsichtlich neuer Arbeitswelten einzubeziehen. Dabei sollte in Betracht gezogen werden, dass der heute en vogue er- scheinenden Arbeitswelt 4.0 eine Arbeitswelt 5.0, 6.0 und so weiter folgen wird. Reagieren Sie darauf proaktiv, indem Sie flexible und reversible Konzepte entwickeln!
Schauen Sie sich um
Stillen Sie Ihre Neugier, indem Sie sich umschauen und von anderen Organisationen lernen. Dies können selbstverständlich Unternehmen sein, die dem Ihren ähneln. Manchmal ist es aber auch hilfreich zu schauen, wie man in anderen Branchen, bei jungen Startups oder aber in anderen Kulturen mit Arbeitsplatz-Themen umgeht. Dabei werden Sie jedoch nicht vorhandene Konzepte kopieren, sondern im Sinne von Tipp eins die beste aller Welten in Ihrer Lösung umsetzen.
Denken Sie an die Ausstattung
Das beste Konzept funktioniert nur dann, wenn auch die entsprechende Ausstattung mitgedacht und zur Verfügung gestellt wird. In diesem Zusammenhang sprechen wir von dem zweiten der sogenannten drei B: Die Arbeit der Zukunft zu gestalten heißt, Bricks (Räume des Arbeitens), Bytes (effektive IT-Lösungen und technische Ausstattung/Infrastruktur) und Behaviour (Kultur, Vision und Spielregeln des neuen Arbeitens) zu gestalten.
Dabei geht es in erster Linie nicht um pures Design, sondern vielmehr um funk- tionale und moderne Arbeitsweisen unterstützende Kommunikations- und Collaboration-Tools sowie Büromöbel und -module. Die Umsetzung moderner Arbeitswelten unter Beibehaltung des alten Mobiliars wie wuchtiger Tische und defekter Bürostühle passt nicht zusammen.
Geben Sie sich Spielregeln
Ebenso wichtig wie die Ausstattung ist es, die Nutzung der in der Arbeitsumgebung vorgesehenen Angebote zu regeln. Dies umfasst das dritte der unter Tipp sechs bereits erwähnten drei B: Behaviour. Legen Sie daher anhand von Spielregeln fest, wann und in welcher Form die Arbeitsumgebung genutzt wird. So ist beispielsweise in einer auf Konzentration ausgerichteten Umgebung kein langes und lautes Telefonat zu führen, und ein für Kommunikation vorgesehener Besprechungsraum sollte nicht für langwierige Projekte im Sinne von Kollaboration besetzt werden. Man kocht ja auch nicht im Badezimmer.
Hier hat es sich bewährt, die Spielregeln gemeinsam zu erarbeiten und frühzeitig verbindlich zu kommunizieren. Sie vermeiden dadurch, dass die Arbeitsumgebung für Missstände beschuldigt wird („Früher war alles viel besser!“), die eigentlich von den Nutzern, das heißt Ihren Mitarbeitern, verursacht werden.
Das Büro sollte (fast) so vielseitig sein wie Ihre Mitarbeiter
Sich stetig wiederholende Tätigkeiten verschwinden durch Digitalisierung und den Einsatz künstlicher Intelligenz zunehmend aus dem Arbeitsleben. Ihre Mitarbeiter gehen daher den unterschiedlichsten Tätigkeiten nach. Schaffen Sie den dafür notwendigen Raum, indem Sie verschiedene Arbeitsmöglichkeiten anbieten. Wir sprechen hier von einem tätigkeitsorientierten Arbeitsumfeld. In diesem bekommen Mitarbeiter nicht (nur) einen physischen Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt, sondern ein ganzheitliches Arbeitsumfeld, das unterschiedliche Nutzungszonen ausweist.
Darüber hinaus unterscheiden und ändern sich persönliche Lebensmodelle: sei es die Gestaltung der wöchentlichen Routine (Biorhythmus, Kinder von der Kita abholen) oder die langfristige Entwicklung (Sabbatical, Pflege der Eltern et cetera). Hierauf kann zum einen mit entsprechenden Arbeitszeitmodellen reagiert werden. Darüber hinaus ist es zum anderen möglich, Mitarbeiter off-campus – zum Beispiel durch den Einsatz mobiler Arbeitsmittel sowie virtueller Collaboration-Tools – in On-campus-Prozesse und -Kommunikation einzubinden. Beachten Sie also die Diversität Ihrer Belegschaft!
Nehmen Sie die Menschen mit
Im Mittelpunkt sämtlicher Maßnahmen stehen Ihre Mitarbeiter. Binden Sie diese bei der Suche nach dem auf sie zugeschnittenen Konzept frühzeitig ein und profitieren Sie dadurch von dem vorhandenen Wissen. Gleichzeitig fördern Sie die Projektkommunikation und bereiten den mit dem Projekt einhergehenden Change-Prozess vor.
Planen und projektieren Sie
Auch wenn es vielleicht selbstverständlich erscheint, sei an dieser Stelle dennoch erwähnt: Machen Sie die Umsetzung von New Work zum Projekt. Hierbei müssen die aufeinander abgestimmten Maßnahmen im Sinne der hier vorgestellten Tipps sowie klare Verantwortlichkeiten definiert werden. Sie schaffen tief greifende Veränderungen und sprengen dabei vielleicht lieb gewonnene alte Gewohnheiten.
Daher lohnt es sich, dementsprechend Zeit, Geld, Manpower und so weiter zu investieren! Dabei müssen Sie gar nicht unbedingt sofort in Ihrem gesamten Unternehmen neue Arbeitswelten umsetzen. Vielleicht macht es in Ihrem Fall vielmehr Sinn, mit einem Bereich, einem Standort, einem Gebäude, einer Etage, einer Abteilung anzufangen und aus einem solchen Pilotprojekt heraus wertvolle Erfahrungen zu sammeln.
Zum Abschluss ein Tipp
Seien Sie sich zu jeder Zeit, sei es im Rahmen der Vorüberlegungen zum Projekt, bei der Umsetzung und wenn Sie Ihre neuen Arbeitswelten nutzen, darüber im Klaren, wie stark die Arbeitsumgebung auf das Miteinander in Ihrem Unternehmen wirkt. Dies kann durchaus ein bewusst herbeigeführter Prozess im Sinne eines „Ich möchte meine Kultur verändern und schaffe dafür den notwendigen Raum“ sein. Aber auch unbewusst macht Raum etwas mit Ihren Mitarbeitern und trägt zur Kultur bei. Denn hier gilt in Abwandlung von Tipp eins: Raum schafft Kultur schafft Raum!
Wolfgang Moll ist Senior Consultant bei der combine Consulting GmbH. Sie ist eine international tätige Unternehmensberatung. Mehr als 80 Mitarbeiter sind an den Standorten Berlin, Essen, Hamburg und München für combine Consulting tätig.
Hier könnt ihr einen Blick in den Gründerszene New Work Report werfen:
